Bei einer Vielzahl von Prozessen im Unternehmen sind viele Personen aus unterschiedlichen Fachabteilungen involviert, zwischen denen es Kommunikation bedarf. In den letzten zwei Jahren hat sich durch den Wandel des Arbeitsplatzes der Kommunikations- und Bearbeitungsaufwand dieser oft einfachen Prozesse zunehmend verstärkt. Konnte man sich zuvor innerhalb eines Standortes kurzfristig mit den zuständigen Kollegen*innen im Büro abstimmen, ist das in Zeiten von Remote Work nicht mehr so einfach. Hinzu kommt, dass mit der voranschreitenden Digitalisierung in Unternehmen vielfach verschiedene Systeme und Tools existieren, die zumeist nicht miteinander verbunden sind.
Die kleinen Zeitfresser im Arbeitsalltag
Wie heißt es doch so schön: „Kleinvieh macht auch Mist“. So ähnlich verhält es sich mit kleinen Prozessen und neuen Arbeitsweisen, die sich am Ende eines Arbeitstages als Zeitfresser herausstellen. Eine Studie der Universitäten New York und Harvard zeigt dies recht anschaulich: Durch das Arbeiten im Homeoffice steigt nicht nur die Anzahl intern versendeter E-Mails, sondern auch Meetings mit einer kürzeren Dauer nehmen zu. Daraus resultiert wiederum eine Verlängerung des Arbeitstages.
Viele verschiedene Prozesse und Themen in diversen Abteilungen eines Unternehmens sind hierfür Auslöser und begünstigen diese Zahlen. Hier ein konkretes Beispiel:
Herausforderungen bei einer Rechnungsfreigabe
Eine Rechnung gelangt über verschiedene Wege in das Unternehmen, z.B. per Mail oder per Post.
Ist das Dokument nicht direkt an die Buchhaltung adressiert, leiten Personen aus anderen Abteilungen dieses an die richtige Stelle weiter und müssen es evtl. vorher einscannen. Die Buchhaltung erfasst dann die Daten im System und sucht sowie kontaktiert zumeist per E-Mail den fachlichen Freigeber. Meldet sich dieser nicht direkt zurück, muss noch einmal nachgehakt werden. Somit wird aus einem kleinen, einfachen Prozess ein Aufwand, der sich über Tage ziehen kann.
Wie sieht die Lösung aus?
Mittels einer Business Process Plattform, die Prozesse digitalisiert und automatisiert, lassen sich diese „Zeitfresser“ vermeiden. Zudem verbindet eine solche Plattform schon vorhandene Systeme und verringert somit Aufwände, die durch Medienbrüche entstehen.
Erfolgreiche Digitalisierung gelingt mit dem richtigen Partner und Tooling. Eine Business Process Plattform, die sich flexibel in vorhandene Systeme integriert, kann optimal unterstützen und den Arbeitsalltag erleichtern.
Live in der Praxis
Neugierig wie das genau funktioniert? Als Teil der netgo laden wir, die netgo und MEHRWERK Business-Process-Experten, Sie recht herzlich zum gemeinsamen Webcast am 12.05.2022 ein!