Unternehmen sehen sich immer stärker externen Umwelt- und Marktfaktoren ausgesetzt, sei es aufgrund der Globalisierung, des wachsenden Kostendrucks oder der zunehmend engen Integration und Kooperation mit Kunden und Lieferanten. Um diesen äußeren Faktoren gerecht zu werden, muss der Fokus auch zunehmend nach innen gerichtet werden: Die effiziente und innovative Durchführung der eigenen Prozesse gewinnt immer mehr an Relevanz. Haben Sie tückische Stolperfallen in Ihren Prozessen bereits unter die Lupe genommen, beseitigt und somit die Weichen für einen reibungslosen Geschäftsprozessmanagementzyklus gestellt? In diesem Beitrag informieren wir Sie darüber, wie Sie das Steuer Ihrer Unternehmensprozesse in die Hand nehmen und Ihr Geschäftsprozessmanagement in geregelte Bahnen führen können. Erfahren Sie, mit welcher Technologie die Transformation von einer reaktiven zu einer aktiven Unternehmenskultur gelingt und wie Sie damit einhergehend Prozesskompetenz in Ihrer Organisation etablieren.
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Mehr Prozesseffizienz durch datenbasierte Entscheidungen
Zum Steigern der Prozesseffizienz ist es notwendig, Entscheidungen zu treffen und Maßnahmen umzusetzen, die sich direkt auf Kosten, Qualität und Durchlaufzeiten auswirken. Häufig fehlt es jedoch an geeigneten Analysemöglichkeiten von relevanten Kennzahlen und somit auch eine entsprechend verlässliche Entscheidungsbasis. Das manuelle Modellieren von Prozessen und Erfassen des Ist-Zustands reicht hierfür nicht aus, ist viel zu zeitaufwändig und tendiert neben starker Vereinfachung aus Verständnisgründen zur Subjektivität. Zudem gab es bislang nur wenig Verknüpfung zwischen dem eigentlichen Prozessentwurf und den Daten der Prozessausführung. Glücklicherweise hilft hier eine Technologie, die eigens dafür entwickelt wurde, Prozessabläufe auf Basis der Daten, die die Prozesse selbst in den IT-Systemen Ihres Unternehmens hinterlassen haben, visuell darzustellen und mit Kennzahlen anzureichern – sozusagen ein digitaler Diagnoseprofi: Process Mining.
“Application of process mining in hundreds of organizations worldwide shows that managers and users alike tend to overestimate their knowledge of their own processes. Process mining results can thus be viewed as X-rays revealing what really goes on inside processes and can be used to diagnose problems and suggest proper treatment.”
Wil Van Der Aalst, [2]
PROCESS MINING
[ˈprəʊ.ses ˈmaɪ.nɪŋ], das; (Business Process Discovery)
Automatisierte Geschäftsprozessanalyse - mit allen relevanten Kennzahlen - auf Basis digitaler Spuren in IT-Systemen. In Daten enthaltenes, implizites und sonst verborgenes Prozesswissen wird visualisiert und somit greifbar und transportierbar.
Drei wichtige Bestandteile eines reibungslosen Geschäftsmanagementprozesszyklus
Mit Process Mining lässt sich die Lücke im BPM-Lebenszyklus schließen: Datenbasierte, objektive Analysen, die nach einmaliger Implementierung zu beliebigen Zeitpunkten wiederholbar sind, sorgen für eine kontinuierliche Verbesserung des Prozesszyklus. Die vollständige Transparenz der Prozessrealität auf Basis von Ereignisdaten aus IT-Systemen (z.B. SAP oder Oracle) ermöglicht das Ableiten und Anpassen von Prozessmodellen, die Durchführung von Abweichungs- und Fehlerursachenanalysen sowie eine kontinuierliche Prozessüberwachung bis hin zur operativen Prozessunterstützung.
Process Discovery | Das „Entdecken der Prozesse“ ermöglicht, die gesamte Komplexität der Unternehmensprozesse zu erfassen und jede Prozessschleife, jede Abweichung und jeden Sonderprozess nicht nur zu erkennen, sondern auch einem Prozesskontext zuzuordnen, bspw. bestimmten Kunden oder Materialien. Die gewonnene Transparenz führt dazu, dass blinde Flecken auf der Prozesskarte mit Prozessdaten gefüllt und die Phasen des Prozessdesigns und der Prozessanforderung im Rahmen des BPM-Lebenszyklus‘ unterstützt werden.
Conformance Checking | Sobald die Prozesstransparenz einmal gegeben ist, lassen sich mit der Konformitätsprüfung von Prozessrealität und den erstellten Modellen Aussagen über Prozessabweichungen treffen, etwa welche Abweichungen auftreten und welche Gründe es dafür gibt. Somit können Modellqualität und -reife überprüft sowie die Ausführung der Prozesse im Blick behalten werden.
Operational Support | Process Mining verbindet die Prozess- mit der Datensicht und identifiziert Problemursachen mittels automatisierter Ursachenanalyse und warnt bei Fällen mit unerwünschten Prozessverläufen über integrierte Prozessüberwachung sowie integriertes Maßnahmenmanagement vor. Somit kann potenziellen Schwierigkeiten frühzeitig entgegengewirkt werden.
Fazit
Wo im Geschäftsprozessmanagement bisher das Futter für kontinuierliche datengetriebene Überwachung und Diagnose fehlte, schließt Process Mining die Lücke – und das nicht nur für die Prozessbeauftragten, sondern auch für die involvierten Mitarbeiter. Entsprechend der Datenkompetenz werden durch Self-Service und rollenbasierte Dashboards maßgeschneiderte Analysen für alle Teilnehmer ermöglicht. Somit verbessert sich das Verständnis für den eigenen Prozess und Prozesskompetenz hält Einzug in das ganze Unternehmen.
Möchten Sie mehr darüber erfahren, wie Process Mining die Lücke im Geschäftsprozessmanagementzyklus schließt? In unserem Fachartikel wird dies konkret anhand des Order-to-Cash (O2C) auf Basis einer Oracle E-Business Suite aufgezeigt.
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Webinar on Demand | Theorie ist schön und gut – aber Sie möchten Process Mining auch in der Anwendung erleben und einen Eindruck davon bekommen, wie Sie Ihre Invoice-to-Cash-Prozesse, basierend auf einer Oracle E-Business Suite, auf ein neues Level heben können? Dann erhalten Sie hier Einblicke in die Analysemöglichkeiten und Funktionalitäten von Process Mining.